16. Archivní a spisová služba

Spisová služba se zabývá správou a uchováváním dokumentů, archivní služba péčí o archiválie. Předmětem jejich činnosti jsou dokumenty, tedy informace zaznamenané písemně, obrazově, zvukově či jiným způsobem, a to v podobě analogové nebo digitální. Spisová služba, která archivní službě předchází, všestranně pečuje o dokumenty. Vzhledem k významu této činnosti pro každého původce dokumentů je právem označována jako páteřní agenda. Jejím základním úkolem je vytvořit a udržet pořádek ve správě dokumentů během jejich životního cyklu zahrnujícího činnosti související s příjmem dokumentů, jejich evidencí, rozdělováním, oběhem, vyřizováním, vyhotovováním, podepisováním, odesíláním, ukládáním a vyřazováním ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení. Dokumenty vybrané pro jejich význam k trvalému uložení jako archiválie se poté stávají předmětem činnosti archivní služby.

Spisovou a archivní službu upravuje zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „archivní zákon“). Pro oblast spisové služby stanoví právnické osoby, mezi nimi také ministerstva a jiné správní úřady (dále jen „veřejnoprávní původce“), které vykonávají povinně spisovou službu; převážná část z nich pak vykonává spisovou službu již dnes povinně v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby (dále jen „eSSL“).

Dále určuje základní požadavky k zabezpečení výkonu spisové služby pro všechny veřejnoprávní původce. V části věnované archivní službě obsahuje zásady všestranné péče o archiválie, stanoví soustavu archivů a práva a povinnosti jejich zřizovatelů. Obsahuje rovněž přehled správních deliktů v oblasti spisové a archivní služby s výší pokut za porušení povinností.

Podrobnosti výkonu spisové služby veřejnoprávními původci stanoví vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „spisová vyhláška“). Nastavuje tím procesní vztahy při vykonávání spisové služby, které musí zabezpečit každý veřejnoprávní původce.

Požadavky na elektronické systémy spisové služby stanoví Národní standard pro elektronické systémy spisové služby (dále jen „Národní standard“), který zveřejnilo Ministerstvo vnitra.

Národní standard je určen především dodavatelům eSSL nebo veřejnoprávním původcům, kteří používají eSSL vytvořený nebo sestavený z různých 
součástí přímo jimi.

Z dalších právních předpisů upravujících vybrané operace spisové služby je nutné uvést zejména zákon č. 261/2021 Sb., o změně některých zákonů v souvislosti s další elektronizací postupu orgánů veřejné moci, ve znění pozdějších předpisů.

Aktuálně platné předpisy pro oblast archivnictví a spisové služby jsou dostupné na internetových stránkách Ministerstva vnitra.