16. Archivní a spisová služba

1. Legislativa vymezující spisovou a archivní službu

Spisová služba se zabývá správou a uchováváním dokumentů, archivní služba péčí o archiválie. Předmětem jejich činnosti jsou dokumenty, tedy informace zaznamenané písemně, obrazově, zvukově či jiným způsobem, a to v podobě analogové nebo digitální. Spisová služba, která archivní službě předchází, všestranně pečuje o dokumenty. Vzhledem k významu této činnosti pro každého původce dokumentů je právem označována jako páteřní agenda. Jejím základním úkolem je vytvořit a udržet pořádek ve správě dokumentů během jejich životního cyklu zahrnujícího činnosti související s příjmem dokumentů, jejich evidencí, rozdělováním, oběhem, vyřizováním, vyhotovováním, podepisováním, odesíláním, ukládáním a vyřazováním ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení. Dokumenty vybrané pro jejich význam k trvalému uložení jako archiválie se poté stávají předmětem činnosti archivní služby.

Spisovou a archivní službu upravuje zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „archivní zákon“). Pro oblast spisové služby stanoví právnické osoby, mezi nimi také ministerstva a jiné správní úřady (dále jen „veřejnoprávní původce“), které vykonávají povinně spisovou službu; převážná část z nich pak vykonává spisovou službu již dnes povinně v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby (dále jen „eSSL“).

Dále určuje základní požadavky k zabezpečení výkonu spisové služby pro všechny veřejnoprávní původce. V části věnované archivní službě obsahuje zásady všestranné péče o archiválie, stanoví soustavu archivů a práva a povinnosti jejich zřizovatelů. Obsahuje rovněž přehled správních deliktů v oblasti spisové a archivní služby s výší pokut za porušení povinností.

Podrobnosti výkonu spisové služby veřejnoprávními původci stanoví vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „spisová vyhláška“). Nastavuje tím procesní vztahy při vykonávání spisové služby, které musí zabezpečit každý veřejnoprávní původce.

Požadavky na elektronické systémy spisové služby stanoví Národní standard pro elektronické systémy spisové služby (dále jen „Národní standard“), který zveřejnilo Ministerstvo vnitra.

Národní standard je určen především dodavatelům eSSL nebo veřejnoprávním původcům, kteří používají eSSL vytvořený nebo sestavený z různých 
součástí přímo jimi.

Z dalších právních předpisů upravujících vybrané operace spisové služby je nutné uvést zejména zákon č. 261/2021 Sb., o změně některých zákonů v souvislosti s další elektronizací postupu orgánů veřejné moci, ve znění pozdějších předpisů.

Aktuálně platné předpisy pro oblast archivnictví a spisové služby jsou dostupné na internetových stránkách Ministerstva vnitra.

2. Dokument

Předmětem, s nímž spisová a archivní služba nakládá, je dokument.

Dokumentem se rozumí každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena veřejnoprávním původcem, nebo mu byla doručena.

Spisová služba musí bez ohledu na skutečnost, je‑li vedena v listinné podobě nebo v eSSL, vždy umožnit práci jak s dokumentem v digitální podobě, tak s dokumentem v analogové podobě.

Dokument v analogové podobě je zaznamenán analogovým signálem, který je spojitý (nebo částečně spojitý) v čase. Vždy je pevně spojen s nosičem, jímž je většinou papír, může jím však být také mikrofilm či trojrozměrný předmět. Jeho přenos na jiný nosič vždy znamená ztrátu části informace. Oproti tomu dokument v digitální podobě je zaznamenán v nespojité číselné formě, obvykle v binární soustavě pomocí jedniček a nul. Většinou není pevně spojen s nosičem, jeho přenos na jiný nosič neznamená oproti analogovému dokumentu ztrátu části informace. Je uchováván v libovolném datovém formátu na médiu určeném k uchovávání dokumentů.

Dokument úředního charakteru v analogové nebo digitální podobě, který podléhá evidenci, je dokument doručený nebo vlastní. Dokument doručený (někdy také cizí dokument) byl veřejnoprávnímu původci doručen způsobem zvoleným odesílatelem podle jeho charakteru (většinou provozovatelem poštovních služeb, prostřednictvím informačního systému datových schránek, ale také e‑mailem, na datovém nosiči, osobním doručením, kurýrem apod.).

Dokument vlastní vznikne vždy z činnosti veřejnoprávního původce, a to buďto jako dokument v nové věci, nebo jako reakce (většinou odpověď) na doručený dokument.

3. Spisový řád

Spisový řád je vnitřní předpis každého veřejnoprávního původce stanovící naprosto konkrétní a podrobná pravidla pro manipulaci s dokumenty a spisy během všech operací spisové služby. Vydává ho povinně každý veřejnoprávní původce bez ohledu na způsob zajištění výkonu spisové služby, tedy zdali vede spisovou službu v listinné nebo digitální podobě. Spisový řád je závazný pro všechny zaměstnance veřejnoprávního původce, takže jeho porušování nebo nedodržování může být sankcionováno zejména v případě, vede‑li taková činnost k poškození zaměstnavatele.

Spisový řád obsahuje podrobnosti k celému systému spisové služby. Tím vymezuje její chod po celou dobu životního cyklu dokumentu, spisu a typového spisu od jeho příjmu nebo vzniku až po vyřazení. Jeho součástí je proto vždy podrobný popis postupu při příjmu dokumentu a jeho kontrole, soupis všech užívaných evidencí dokumentů, v nichž jsou všechny dokumenty podléhající evidenci evidovány, dále postupy při označování dokumentů, jejich následném rozdělování a evidování, způsob tvorby čísla jednacího dokumentu a tvorba spisu, způsob vyřizování dokumentů, podmínky podepisování dokumentů a používání razítek, a to zejména úředních razítek, postup při ukládání dokumentů, jejich zapůjčování a vyřazování. Dále musí obsahovat podmínky ochrany osobních údajů a podrobnosti k zabezpečení výkonu spisové služby v mimořádných situacích (např. během výpadku elektrického proudu nebo zajištění výkonu spisové služby v provizorních podmínkách bez přístupu k běžně používaným nástrojům) a konečně také postup při provádění spisové rozluky (např. je‑li určená součást veřejnoprávního původce odloučena).

Součástí spisového řádu jsou přílohy. Obsahují především vzory dokumentů důležité pro zajištění bezchybného chodu spisové služby. Patří k nim vždy vzor potvrzení o převzetí osobního podání, vzor záznamu o podání učiněném ústně, vzor podacího razítka podatelny, záznam o ztrátě dokumentu nebo spisu, záznam o předání dokumentů a spisů k uložení ve spisovně a vzor knihy zápůjček ze spisovny. Velmi důležitou přílohou, která musí být vždy součástí spisového řádu, je spisový a skartační plán se seznamem typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky a jejich skartačními režimy, tj. skartačními znaky a skartačními lhůtami. Strukturu a tvorbu spisového a skartačního plánu včetně vysvětlení pojmů spisový znak, skartační znak a skartační lhůta stanoví spisová vyhláška.

4. Evidenční pomůcky

Dokumenty podléhající výkonu spisové služby jsou evidovány v evidenčních pomůckách.

Vede‑li veřejnoprávní původce spisovou službu v listinné podobě, základní evidenční pomůckou je podací deník. Vede‑li spisovou službu v elektronické podobě v eSSL, základní evidenční pomůckou je samotný eSSL.

Způsob vedení spisové služby veřejnoprávním původcem vždy určuje postup při zpracování dokumentů a spisů jeho zaměstnanci. Pomůckou pro ně není jen spisový řád, stanovující podrobnosti ke všem operacím prováděným s dokumenty a spisy, ale také uživatelská příručka k eSSL a další metodické pomůcky, zpracované zaměstnanci veřejnoprávního původce odpovědnými za zajištění výkonu spisové služby.

Kromě základní evidence dokumentů je možné agendu nebo její část a evidenci dokumentů k ní náležející vést v tzv. samostatné evidenci dokumentů. Její zřízení a následné vedení není povinné; pokud však veřejnoprávní původce rozhodne, že ji povede, musí ji povinně uvést ve spisovém řádu. Používání samostatných evidencí dokumentů neuvedených ve spisovém řádu veřejnoprávního původce je chybné.

5. Informační systém datových schránek

Datová schránka je elektronické úložiště, které je určeno k doručování dokumentů.

Informační systém datových schránek zřizovalo a spravovalo Ministerstvo vnitra, od 1. dubna 2023 tyto funkce převzala Digitální a informační agentura.

Každý veřejnoprávní původce povinně užívá k příjmu a odesílání dokumentů informační systém datových schránek. Datová schránka je zřízena povinně orgánům veřejné moci, k nimž patří státní orgány, územní samosprávné celky, fyzické nebo právnické osoby, pokud jim byla svěřena působnost v oblasti veřejné správy, dále notáři, soudní exekutoři a insolvenční správci, podnikající fyzické osoby a právnické osoby. Fyzické osoby si ji mohou zřídit dobrovolně. Každý orgán veřejné moci musí při komunikaci využít vždy přednostně datovou schránku.

6. Podrobnosti výkonu spisové služby

Podrobnosti výkonu spisové služby stanoví spisová vyhláška a spisový řád veřejnoprávního původce. Každý veřejnoprávní původce je povinen vydat spisový řád a rozpracovat v něm podrobnosti životního cyklu dokumentu, spisu a typového spisu a nakládání s nimi. Do životního cyklu dokumentu a spisu patří zejména:

• příjem dokumentů,
• převod dokumentů,
• označování dokumentů,
• evidence dokumentů a spisu,
• jmenný rejstřík,
• tvorba spisu,
• spisová značka,
• rozdělování a oběh dokumentů,
• vyřizování dokumentu a spisu,
• spisový znak a skartační lhůta,
• vyhotovení dokumentu,
• odesílání dokumentu,
• ukládání dokumentu,
• spisovna,
• výstupní datové formáty digitálních dokumentů
• spisová rozluka,
• vedení spisové služby v mimořádných situacích.

6.1. Příjem dokumentů

Probíhá v podatelně. Dokumenty v digitální podobě se prověří, zda neobsahují škodlivý kód, jsou úplné, lze je uživatelsky vnímatelným způsobem zobrazit a jsou v datovém formátu, který veřejnoprávní původce přijímá. Pokud digitální dokument trpí nějakou vadou a je‑li z dokumentu možné zjistit adresu odesílatele, veřejnoprávní původce vyrozumí odesílatele o vadě a navrhne další postup k odstranění vady. Není‑li známa adresa odesílatele, či se nepodaří vadu odstranit, dokument se nezpracovává. Dále se ověří platnost elektronických podpisů, elektronických pečetí, elektronického časového razítka, jsou‑li připojeny k dokumentu. Stanovené údaje o ověření veřejnoprávní původce zanese do eSSL a veřejnoprávní původce, který vede listinnou spisovou službu, údaje o ověření zapíše na listinný dokument, který vznikl převedením doručeného digitálního dokumentu na listinný. V případě doručeného dokumentu v digitální podobě bez závad je odesílateli potvrzeno doručení jeho podání. Obdobně se prověří doručený dokument v listinné podobě z hlediska jeho čitelnosti a úplnosti. Pokud má dokument vady, postupuje se obdobně jako u doručených dokumentů v digitální podobě. Povinné údaje o provozu podatelny a podmínkách přijímání dokumentů zveřejňují původci na úřední desce, a nezřizují‑li ji, pak na internetových stránkách.

6.2. Převod dokumentů

Převod dokumentů se provádí vždy v souvislosti se způsobem, jímž veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu. Vede‑li spisovou službu v listinné podobě, převede doručený dokument v digitální podobě do podoby listinné. Vede‑li spisovou službu v eSSL, doručené dokumenty v analogové podobě zpravidla převede do digitální podoby. Převod se provádí vždy prostředky autorizované konverze nebo převodem podle archivního zákona. Dokument vzniklý převodem prostředky autorizované konverze má vždy stejné právní účinky jako dokument, jehož převedením výstup vznikl.

6.3. Označování dokumentů

Doručené dokumenty se v den jejich doručení opatří jednoznačným identifikátorem, který zajišťuje nezaměnitelnost dokumentů. Ve spisové službě vykonávané v listinné podobě se jako jednoznačný identifikátor používá podací razítko.

6.4. Evidence dokumentu a spisu

Základní evidenční pomůckou elektronického systému spisové služby je samotný eSSL, základní evidenční pomůckou spisové služby vedené v listinné podobě je listinný podací deník. Považuje‑li to veřejnoprávní původce za účelné, evidenci dokumentů provádí rovněž v samostatných evidencích dokumentů.

6.5. Jmenný rejstřík

Tvoří samostatnou část evidence dokumentu, je veden pro vyhledávání, ověřování a automatické zpracovávání údajů o adresách odesílatelů a adresátů dokumentů.

6.6. Tvorba spisu

Spis je soubor dokumentů vztahujících se k jedné věci. Spisová vyhláška připouští dva způsoby evidence dokumentů ve spisu. Je to evidence pomocí sběrného archu, kdy první (iniciační) dokument ve věci se zaeviduje v základní evidenci nebo v samostatné evidenci dokumentů a současně je evidován ve sběrném archu jako první dokument.

Další dokumenty jsou evidovány pouze ve sběrném archu a jejich číslo jednací má stejné číslo zápisu jako iniciační dokument v základní evidenci. Sběrný arch je součástí každého spisu. Druhým způsobem je evidence dokumentů ve spisu pomocí jejich spojování. Každý dokument příslušný do jednoho spisu se zapíše do základní evidence nebo do samostatné evidence dokumentů, z níž mu je přiděleno číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. Dokumenty se spojí do jednoho spisu a u každého záznamu v základní evidenci nebo v samostatné evidenci dokumentů se uvede odkaz na číslo jednací dokumentu následujícího a dokumentu předcházejícího, zařazeného do téhož spisu. Součástí každého spisu je soupis všech vložených dokumentů s čísly jednacími. Spis obsahuje zejména podání, protokoly, záznamy, písemná vyhotovení rozhodnutí a další písemnosti, které se vztahují k dané věci. Dále mohou být součástí spisu důkazní prostředky, obrazové a zvukové záznamy a záznamy na elektronických médiích.

6.7. Spisová značka

Je součástí základní evidence. Při evidenci dokumentů ve spisu jejich spojováním je spisovou značkou spisu poslední nebo první číslo jednací (případně číslo ze samostatné evidence dokumentů) dokumentu evidovaného ve spisu. V případě evidence dokumentů ve spisu pomocí sběrného archu je spisovou značkou číslo jednací iniciačního dokumentu bez uvedení pořadového čísla dokumentu za pomlčkou či lomítkem. Spisová značka však může mít i jinou podobu, kterou stanoví veřejnoprávní původce. Způsob její tvorby však musí uvést ve spisovém řádu.

6.8. Rozdělování a oběh dokumentů

Doručený dokument předá podatelna vyřizující osobě způsobem uvedeným ve spisovém řádu. Spisová služba musí umožnit sledování všech úkonů, které s dokumentem byly provedeny i všech osob, které tak činily.

6.9. Vyřizování dokumentu a spisu

Dokument, případně spis se vyřídí většinou dokumentem, postoupením, vzetím na vědomí, záznamem na dokument nebo jiným způsobem popsaným ve spisovém řádu veřejnoprávní původce. Způsob vyřízení se následně zaznamená v příslušné evidenční pomůcce včetně údajů o adresátovi vyřízeného dokumentu, případně spisu.

6.10. Spisový znak a skartační lhůta

Nejpozději při vyřízení dokumentu je nutné přidělit mu spisový znak a skartační znak se skartační lhůtou. Obdobně se postupuje při přidělení spisového znaku a skartačního znaku se skartační lhůtou spisu s tím, že musí odpovídat skartačnímu režimu dokumentu s nejvyšším skartačním znakem a skartační lhůtou.

6.11. Vyhotovení dokumentu

Dokumenty určené k odeslání jsou vyhotovovány vždy podle toho, jakým způsobem vykonává veřejnoprávní původce spisovou službu. Vede‑li ji v eSSL, dokument určený k odeslání vyhotovuje vždy v digitální podobě. Je‑li to potřebné pro účely odeslání, listinnou podobu dokumentu vytvoří z podoby digitální.

6.12. Odesílání dokumentů

Veřejnoprávní původce odesílá dokumenty prostřednictvím výpravny (někdy tomuto účelu slouží podatelna). Dokumenty odesílá vždy prostřednictvím informačního systému datových schránek, má‑li adresát datovou schránku zřízenou, v opačném případě jiným způsobem (e‑mailem, doručením prostřednictvím držitele poštovní licence, kurýrem apod.).

6.13. Ukládání dokumentů

Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy či typové spisy (uzavírají se po vyřízení) se ukládají podle spisových znaků ve spisovně. Před uložením do spisovny je nezbytné zkontrolovat kompletnost spisu a typového spisu i všech evidenčních náležitostí jednotlivých dokumentů ve spisu. Dále se zkontroluje, zdali jsou všechny dokumenty, spisy a typové spisy označeny spisovým znakem a skartačním režimem (skartačním znakem a skartační lhůtou). Podrobnosti procesu ukládání dokumentů musí být popsány ve spisovém řádu veřejnoprávního původce.

6.14. Spisovna

Spisovnou je pro eSSL samotný eSSL. Spisovna pro listinné/analogové dokumenty a spisy či typové spisy musí splňovat stanovené technické náležitosti. Digitální dokumenty musí být ve spisovně uloženy ve výstupních datových formátech. Dokumenty/spisy musí být ve spisovně věcně uspořádány do celků podle spisových značek nebo jiným způsobem, stanoveným spisovým řádem veřejnoprávního původce.

6.15. Výstupní datové formáty digitálních dokumentů

Taxativní výčet datových formátů, v nichž každý veřejnoprávní původce musí dokumenty přijímat a odesílat, stanoví spisová vyhláška. Každý veřejnoprávní původce musí povinně zveřejnit přijímané formáty na úřední desce, případně způsobem umožňujícím dálkový přístup (většinou na internetových stránkách). Veřejnoprávní původce může povolit také příjem jiných datových formátů, než jen výstupních datových formátů, musí však být schopen převádět je do výstupních datových formátů.

6.16. Spisová rozluka

Ke spisové rozluce dochází při zrušení veřejnoprávního původce nebo jeho organizační části, případně při převedení části agendy na jiného veřejnoprávního původce. Proces spisové rozluky musí být uveden ve spisovém řádu veřejnoprávního původcem, neboť je velmi důležitý pro zachování všech údajů o převáděných dokumentech, spisech a typových spisech. Zásady postupu při provádění spisové rozluky proto stanoví příslušný právní předpis.

6.17. Vedení spisové služby v mimořádných situacích

Pro mimořádné situace (živelní pohromy, havárie apod.) má veřejnoprávní původce připravenu zvláštní evidenci dokumentů, vedenou většinou v listinné podobě, která se nazývá náhradní evidence dokumentů. Podrobnosti jejího vedení včetně požadavků na evidenci dokumentů stanoví příslušný právní předpis.

7. Vyřazování dokumentů

Vyřazování dokumentů probíhá ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení. Běžné je jejich vyřazování ve skartačním řízení.

Mimo skartační řízení jsou vyřazovány dokumenty vzniklé z činnosti veřejnoprávních původců zaniklých bez právního nástupce, z dokumentů soukromoprávních původců, a to včetně těch, kteří zřídili soukromý archiv, dále z dokumentů nabídnutých ČR nebo zřizovateli veřejného archivu darem, ke koupi nebo do úschovy, případně rovněž z dokumentů, jejichž vlastnictví připadlo ČR jako odúmrť, nebo dokumentů, které byly nalezeny.

Do skartačního řízení se zařazují dokumenty a spisy, jimž uplynula skartační lhůta. Probíhá‑li skartační řízení v listinné podobě, dokumenty a spisy se uvedou v přílohách skartačního návrhu samostatně podle skartačních znaků „A“ a „S“, dokumenty a spisy se skartačním znakem „V“ se rozdělí do skupin „V‑A“ a „V‑S“. Jsou‑li ve skartačním řízení vyřazovány dokumenty a spisy z eSSL, přílohy skartačního návrhu jsou obdobné, skupina „V“ se však nerozděluje. Skartační návrh je poté zaslán příslušnému archivu buďto držitelem poštovní licence či obdobným způsobem; při vyřazování dokumentů a spisů ze eSSL vždy prostřednictvím Národního archivního portálu.

Příslušný archiv posoudí skartační návrh a vydá protokol o provedeném skartačním řízení, v němž určí, které dokumenty a spisy vybral jako archiválie a budou mu předány, a které mohou být zničeny. Vybrané dokumenty a spisy v listinné podobě se příslušnému archivu předávají přímo, vybrané dokumenty v digitální podobě prostřednictvím Národního archivního portálu.

8. Atesty eSSL

Archivní zákon požaduje, aby všichni dodavatelé nechali eSSL dodávané veřejnoprávním původcům povinně atestovat.

Atestem se rozumí posouzení souladu eSSL s požadavky archivního zákona, spisové vyhlášky a Národního standardu.

Důležité je, že v rámci atestu není posuzován soulad eSSL s jinými právními předpisy. Atestací se také nepotvrzuje soulad výkonu spisové služby veřejnoprávního původce s požadavky jiných právních předpisů. Tyto podmínky vyžadují, aby veřejnoprávní původce kladl důraz na to, aby používal výhradně eSSL s atestem a aby užívaný eSSL byl správně nainstalován a používán. Používání eSSL s atestem bez řádné instalace samo o sobě nezaručuje řádný výkon spisové služby.

Atest eSSL je možné objednat od 1. července 2023. Pokud je udělen, platí dva roky.

Veřejnoprávní původci musí vykonávat spisovou službu výhradně v eSSL s atestem nejpozději od 1. ledna 2026. V přechodném období, tedy do vykonávání spisové služby v eSSL s atestem, musí veřejnoprávní původce především zjistit, zda jeho stávající dodavatel objedná atest dodávaného eSSL. Pokud ano, dohodnou s ním další postup. Pokud ne, musí vysoutěžit nový eSSL s atestem a řádně se připravit na přechod ze stávající spisové služby na spisovou službu vykonávanou v eSSL s atestem. Znamená to připravit všechny příslušné dokumenty, zejména spisový řád, pro práci v novém eSSL s atestem, dále převod všech dokumentů a spisů ze starého do nového systému a proškolit všechny zaměstnance. Pokud bude veřejnoprávní původce soutěžit nový eSSL s atestem, přechod na jeho nasazení je vhodné realizovat v několika krocích. Je to:

1. Posouzení stávajícího užívaného eSSL zejména po stránce plnění všech činností podle požadavků příslušných právních předpisů (posouzení, zdali všechny operace s dokumenty a spisy od jejich vzniku, resp. příjmu až po jejich vyřazení probíhají v souladu s požadavky příslušných právních předpisů).
2. Na základě výsledků posouzení stávajícího eSSL příprava požadavků na nový eSSL s atestem a vyhlášení veřejné zakázky.
3. Současně s touto činností zahájení jednání se stávajícím dodavatelem o další podporu eSSL do doby nasazení eSSL s atestem a o pomoc při jeho přípravě na přechod do nového, vysoutěženého eSSL s atestem. Podpora ze strany stávajícího dodavatele eSSL je nutná zejména pro zabezpečení činnosti eSSL alespoň ve stávajícím rozsahu až do doby implementace nového eSSL s atestem a pro přípravu migrace dat (převod databáze či databází s dokumenty a spisy) do eSSL s atestem.
4. Po vysoutěžení eSSL s atestem příprava jeho implementace po stránce technické (zejména požadavky HW, SW, konektivita systému, dostatečná kapacita úložiště aj.).
5. Příprava užívání eSSL s atestem po stránce personální (metodické materiály, příprava zaměstnanců, kteří budou nový eSSL provozovat/administrovat a používat apod.).
6. Úprava interních předpisů úřadu pro oblast výkonu spisové služby a jejich implementace.

Detaily postupu je vhodné vždy konzultovat s příslušným archivem, který bude metodicky nápomocen při výkonu spisové služby s ohledem na budoucí povinnost vykonávání spisové služby v eSSL s atestem.

9. Novela spisové vyhlášky

Dnem 1. července 2023 nabyla účinnosti novela spisové vyhlášky. Kromě úpravy vybraných ustanovení, vedoucích ke zjednodušení práce s dokumenty a snížení byrokratické zátěže, obsahuje také nové požadavky:

9.1. Postup veřejnoprávního původce při doručení dokumentu v digitální podobě nebo přílohy dokumentu v digitální podobě na technickém nosiči dat

Jelikož vzhledem k postupné degradaci nosiče hrozí úplná ztráta doručeného dokumentu, jediným řešením je v případě, kdy to je technicky možné, vložit dokument v digitální podobě obsažený na nosiči do eSSL. Technickou nemožností jsou míněna provozní omezení, která mohou bránit veřejnoprávnímu původci v zajištění požadovaného vložení dokumentu z technického nosiče dat do eSSL. V zásadě se jedná o provozní omezení vyplývající z technických možností IT infrastruktury a architektury eSSL a kapacitních možností úložiště eSSL veřejnoprávního původce, která jsou uvedena v provozní dokumentaci k eSSL. Omezení může spočívat rovněž v datových formátech, v nichž je doručený dokument v digitální podobě doručen a které veřejnoprávní původce pro výkon spisové služby nepřijímá.

Jelikož jde o zásadní podmínku pro další nakládání s dokumentem v digitální podobě při jeho vyřazování a následném ukládání, je nutné stanovit ve spisovém řádu všechna taková omezení, pokud jsou uplatňována, a současně je zveřejnit na úřední desce nebo způsobem umožňujícím vzdálený přístup (např. internetové stránky veřejnoprávního původce).

Pokud je veřejnoprávnímu původci následně doručen dokument na technickém nosiči dat v datovém formátu, který není výstupním datovým formátem nebo ho nezveřejnil jako přijímaný datový formát, může přijetí takového dokumentu odmítnout a vrátit odesílateli s vysvětlením, proč jej nepřijal.

9.2. Zavedení pojmu komponenta

Komponentu tvoří vždy datový soubor, charakterizovaný zpravidla formátem běžně zpracovávaným softwarovými prostředky umožňujícími provádět správu souborů, složek a disků tak, aby k nim bylo možné uživatelsky srozumitelně přistupovat a manipulovat s nimi. Podmínka snadného přístupu a manipulace s nimi je zásadní; týká se proto jak správce souborů, tak vyřizující osoby. Každý dokument v digitální podobě obsahuje vždy alespoň jednu komponentu. Jsou‑li k dokumentu připojeny přílohy, stávají se rovněž komponentami. Komponentou může být i soubor zahrnující společné uložení dat a metadat (datový kontejner), z něhož lze za pomoci určených softwarových prostředků vyčlenit v něm zapouzdřené datové soubory, které lze následně spravovat jako samostatné komponenty.

Dokument v digitální podobě je tak tvořen jednotlivými komponentami (např. datová zpráva je tvořena obálkou, průvodním dopisem a třemi přílohami, celkem se jedná o pět komponent). Může však vzniknout také situace (a poměrně často k ní dochází), že celý dokument je právě jedna komponenta. Poměrně častý je rovněž případ, že dokument sestává z komponent v digitální podobě a částí (příloh) v analogové podobě.

9.3. Spis a typový spis

Novela zavádí povinnost zařadit každý dokument evidovaný v základní evidenční pomůcce nejpozději před zahájením vyřizování do spisu nebo do příslušného dílu typového spisu.

Znamená to, že po nabytí účinnosti novely již nebude možné vyřizovat v eSSL samostatně stojící dokumenty bez jejich zařazení do příslušného spisu či dílu typového spisu. Proto zavádí pojem typový spis. Typový spis má vnitřní strukturu tvořenou součástmi typového spisu a díly typového spisu. Součásti typového spisu se stanovují podle potřeby rozčlenit obsah typového spisu na logické celky, které lze vyřizovat samostatně. Jednotlivé součásti se člení na díly, vymezené pro stanovené časové období. Pokud veřejnoprávní původce uzná za užitečné, může strukturovat také součásti typového spisu, kdy jedna součást typového spisu nemusí obsahovat díly, ale jsou jí přímo podřízeny jiné součásti typového spisu. Nadřízená součást v tomto případě neponese spisový znak a skartační režim, zůstane „prázdná“. Slouží vlastně jen jako informace o jejím prohloubeném vnitřním členění v rámci typového spisu, které má stromovou strukturu. Součásti a díly typového spisu stanovuje vždy veřejnoprávní původce. Vždy však je na jeho rozhodnutí, bude‑li typové spisy používat. Jejich používání tedy není povinné.

9.4. Struktura spisového a skartačního plánu

Novela stanovuje nově strukturu spisového a skartačního plánu. Primárními skupinami spisového a skartačního plánu se vzhledem k povinnému zařazování dokumentů evidovaných v základní evidenční pomůcce do spisu nebo typového spisu stávají věcné skupiny spisového a skartačního plánu. Ty jsou na rozdíl od současné praxe odvozovány nikoliv od dokumentu, nýbrž od spisu a nově také od typového spisu či jeho součástí. Tvorba spisového a skartačního plánu se tím zjednodušuje, neboť jednotlivé skupiny jsou určovány podle obsahu spisu, resp. podle agendy, v níž jsou spisy nebo typové spisy zakládány.

Znamená to, že všechny dokumenty ve spisu budou mít shodný spisový znak a skartační režim. Tím odpadne veřejnoprávním původcům rozhodování, jak vyřazovat spisy obsahující dokumenty s různými spisovými znaky a skartačními režimy, pro což je dosud uplatňováno pravidlo nejvyššího skartačního znaku (pořadí A‑V‑S) a nejdelší skartační lhůty. Nový požadavek přispěje také ke zjednodušení spisového a skartačního plánu (nižší počet položek), a tím snadnějšímu používání také zaměstnanci veřejnoprávních původců.

9.5. Zrušení skartačního znaku „V“

Důvodem je jeho nadbytečnost pro skartační řízení. Skartační znak „V“ je pouze předběžným označením formální či obsahové hodnoty vyřazovaného dokumentu, podle něhož sestavuje veřejnoprávní původce příslušnou přílohu skartačního návrhu. O skutečné hodnotě dokumentu rozhoduje až příslušný archiv, který není povinen vázat se na návrh veřejnoprávního původce, tedy ani na jeho návrh rozdělení dokumentů označených skartačním znakem „V“. Proto je zbytečné nadále označovat dokumenty třemi druhy skartačních znaků. Opatření výrazně zjednoduší tvorbu skartačního návrhu a odstraní zbytné rozdělování dokumentů a spisů se skartačním znakem „V“.

9.6. Implementace novely spisové vyhlášky

Všechny uvedené změny nabyly účinnosti dnem 1. července 2023, nicméně všichni veřejnoprávní původci jsou povinni uvést výkon spisové služby do souladu s navrhovanou právní úpravou ve lhůtě do 31. prosince 2025. Tím vzniká dostatečný prostor, jehož smyslem je zajistit veřejnoprávním původcům potřebný čas k posouzení jejich situace a rozhodnutí vysoutěžit nový eSSL s atestem, nebo připravit ve spolupráci s dodavatelem přechod stávajícího eSSL na nový způsob zajištění spisové služby. Přechodné ustanovení dává současně prostor všem veřejnoprávním původcům pro uvedení jejich interních předpisů pro oblast spisové služby do souladu s novým zněním vyhlášky a veřejnoprávním původcům vedoucím spisovou službu doposud v listinné podobě pro přechod na vedení spisové služby v elektronické podobě v eSSL. Ke dni 1. července 2023 proto nabývají ihned účinnosti jen příslušná ustanovení archivního zákona upravující samotný proces atestací eSSL.

10. Archivní služba

Archivní službu zajišťují archivy. Archivy jsou zařízení sloužící k ukládání archiválií a péči o ně.

Archiválií je takový dokument, který byl vzhledem k obsahu a formálním znakům vybrán k trvalému uložení v archivu.

Archiválie vzniká výběrem z dokumentů a vzetím do evidence archiválií. Všechny archiválie, které jsou evidované na území ČR, tvoří Národní archivní dědictví.

K základním úkolům péče o archiválie patří ochrana jejich fyzického stavu, pořádání a jejich zpřístupňování. Zpřístupňování archiválií je významnou činností každého archivu, jejímž výsledkem je umožnění nahlížení do archiválií, a to ať již v badatelnách archivů, nebo způsobem umožňujícím dálkové nahlížení. Do archiválií může nahlížet každý na základě podání žádosti o nahlížení a za dodržení podmínek stanovených archivním zákonem a příslušnou vyhláškou. K nahlížení v archivech nebo způsobem umožňujícím dálkové nahlížení jsou přístupné archiválie starší třiceti let, pokud nebyly již zveřejněny, nebo pokud jejich zveřejnění chrání zvláštní právní předpisy.20) Toto omezení samozřejmě neplatí pro veřejnoprávní původce archiválií. Ke studiu se předkládají i archiválie vzniklé před 1. lednem 1990, vzniklé z činnosti bývalé státní bezpečnosti, společenských organizací a politických stran sdružených v Národní frontě a rovněž archiválie, které byly jako dokumenty před převzetím do evidence archiválií veřejně přístupné.

Konkrétní povinnosti badatele stanoví badatelský řád. Vydává ho každý archiv podle vzorového badatelského řádu.21) Badatelský řád je trvale zveřejněn na úřední desce archivu nebo na jiném veřejnosti přístupném místě v archivu a v informačních systémech s možností dálkového přístupu (zejména na internetových stránkách archivu).