16. Archivní a spisová služba

Archivní službu zajišťují archivy. Archivy jsou zařízení sloužící k ukládání archiválií a péči o ně.

Archiválií je takový dokument, který byl vzhledem k obsahu a formálním znakům vybrán k trvalému uložení v archivu.

Archiválie vzniká výběrem z dokumentů a vzetím do evidence archiválií. Všechny archiválie, které jsou evidované na území ČR, tvoří Národní archivní dědictví.

K základním úkolům péče o archiválie patří ochrana jejich fyzického stavu, pořádání a jejich zpřístupňování. Zpřístupňování archiválií je významnou činností každého archivu, jejímž výsledkem je umožnění nahlížení do archiválií, a to ať již v badatelnách archivů, nebo způsobem umožňujícím dálkové nahlížení. Do archiválií může nahlížet každý na základě podání žádosti o nahlížení a za dodržení podmínek stanovených archivním zákonem a příslušnou vyhláškou. K nahlížení v archivech nebo způsobem umožňujícím dálkové nahlížení jsou přístupné archiválie starší třiceti let, pokud nebyly již zveřejněny, nebo pokud jejich zveřejnění chrání zvláštní právní předpisy.20) Toto omezení samozřejmě neplatí pro veřejnoprávní původce archiválií. Ke studiu se předkládají i archiválie vzniklé před 1. lednem 1990, vzniklé z činnosti bývalé státní bezpečnosti, společenských organizací a politických stran sdružených v Národní frontě a rovněž archiválie, které byly jako dokumenty před převzetím do evidence archiválií veřejně přístupné.

Konkrétní povinnosti badatele stanoví badatelský řád. Vydává ho každý archiv podle vzorového badatelského řádu.21) Badatelský řád je trvale zveřejněn na úřední desce archivu nebo na jiném veřejnosti přístupném místě v archivu a v informačních systémech s možností dálkového přístupu (zejména na internetových stránkách archivu).