9. Novela spisové vyhlášky

9.4. Struktura spisového a skartačního plánu

Novela stanovuje nově strukturu spisového a skartačního plánu. Primárními skupinami spisového a skartačního plánu se vzhledem k povinnému zařazování dokumentů evidovaných v základní evidenční pomůcce do spisu nebo typového spisu stávají věcné skupiny spisového a skartačního plánu. Ty jsou na rozdíl od současné praxe odvozovány nikoliv od dokumentu, nýbrž od spisu a nově také od typového spisu či jeho součástí. Tvorba spisového a skartačního plánu se tím zjednodušuje, neboť jednotlivé skupiny jsou určovány podle obsahu spisu, resp. podle agendy, v níž jsou spisy nebo typové spisy zakládány.

Znamená to, že všechny dokumenty ve spisu budou mít shodný spisový znak a skartační režim. Tím odpadne veřejnoprávním původcům rozhodování, jak vyřazovat spisy obsahující dokumenty s různými spisovými znaky a skartačními režimy, pro což je dosud uplatňováno pravidlo nejvyššího skartačního znaku (pořadí A‑V‑S) a nejdelší skartační lhůty. Nový požadavek přispěje také ke zjednodušení spisového a skartačního plánu (nižší počet položek), a tím snadnějšímu používání také zaměstnanci veřejnoprávních původců.