9. Novela spisové vyhlášky

9.1. Postup veřejnoprávního původce při doručení dokumentu v digitální podobě nebo přílohy dokumentu v digitální podobě na technickém nosiči dat

Jelikož vzhledem k postupné degradaci nosiče hrozí úplná ztráta doručeného dokumentu, jediným řešením je v případě, kdy to je technicky možné, vložit dokument v digitální podobě obsažený na nosiči do eSSL. Technickou nemožností jsou míněna provozní omezení, která mohou bránit veřejnoprávnímu původci v zajištění požadovaného vložení dokumentu z technického nosiče dat do eSSL. V zásadě se jedná o provozní omezení vyplývající z technických možností IT infrastruktury a architektury eSSL a kapacitních možností úložiště eSSL veřejnoprávního původce, která jsou uvedena v provozní dokumentaci k eSSL. Omezení může spočívat rovněž v datových formátech, v nichž je doručený dokument v digitální podobě doručen a které veřejnoprávní původce pro výkon spisové služby nepřijímá.

Jelikož jde o zásadní podmínku pro další nakládání s dokumentem v digitální podobě při jeho vyřazování a následném ukládání, je nutné stanovit ve spisovém řádu všechna taková omezení, pokud jsou uplatňována, a současně je zveřejnit na úřední desce nebo způsobem umožňujícím vzdálený přístup (např. internetové stránky veřejnoprávního původce).

Pokud je veřejnoprávnímu původci následně doručen dokument na technickém nosiči dat v datovém formátu, který není výstupním datovým formátem nebo ho nezveřejnil jako přijímaný datový formát, může přijetí takového dokumentu odmítnout a vrátit odesílateli s vysvětlením, proč jej nepřijal.