8. Atesty eSSL

Archivní zákon požaduje, aby všichni dodavatelé nechali eSSL dodávané veřejnoprávním původcům povinně atestovat.

Atestem se rozumí posouzení souladu eSSL s požadavky archivního zákona, spisové vyhlášky a Národního standardu.

Důležité je, že v rámci atestu není posuzován soulad eSSL s jinými právními předpisy. Atestací se také nepotvrzuje soulad výkonu spisové služby veřejnoprávního původce s požadavky jiných právních předpisů. Tyto podmínky vyžadují, aby veřejnoprávní původce kladl důraz na to, aby používal výhradně eSSL s atestem a aby užívaný eSSL byl správně nainstalován a používán. Používání eSSL s atestem bez řádné instalace samo o sobě nezaručuje řádný výkon spisové služby.

Atest eSSL je možné objednat od 1. července 2023. Pokud je udělen, platí dva roky.

Veřejnoprávní původci musí vykonávat spisovou službu výhradně v eSSL s atestem nejpozději od 1. ledna 2026. V přechodném období, tedy do vykonávání spisové služby v eSSL s atestem, musí veřejnoprávní původce především zjistit, zda jeho stávající dodavatel objedná atest dodávaného eSSL. Pokud ano, dohodnou s ním další postup. Pokud ne, musí vysoutěžit nový eSSL s atestem a řádně se připravit na přechod ze stávající spisové služby na spisovou službu vykonávanou v eSSL s atestem. Znamená to připravit všechny příslušné dokumenty, zejména spisový řád, pro práci v novém eSSL s atestem, dále převod všech dokumentů a spisů ze starého do nového systému a proškolit všechny zaměstnance. Pokud bude veřejnoprávní původce soutěžit nový eSSL s atestem, přechod na jeho nasazení je vhodné realizovat v několika krocích. Je to:

  1. Posouzení stávajícího užívaného eSSL zejména po stránce plnění všech činností podle požadavků příslušných právních předpisů (posouzení, zdali všechny operace s dokumenty a spisy od jejich vzniku, resp. příjmu až po jejich vyřazení probíhají v souladu s požadavky příslušných právních předpisů).
  2. Na základě výsledků posouzení stávajícího eSSL příprava požadavků na nový eSSL s atestem a vyhlášení veřejné zakázky.
  3. Současně s touto činností zahájení jednání se stávajícím dodavatelem o další podporu eSSL do doby nasazení eSSL s atestem a o pomoc při jeho přípravě na přechod do nového, vysoutěženého eSSL s atestem. Podpora ze strany stávajícího dodavatele eSSL je nutná zejména pro zabezpečení činnosti eSSL alespoň ve stávajícím rozsahu až do doby implementace nového eSSL s atestem a pro přípravu migrace dat (převod databáze či databází s dokumenty a spisy) do eSSL s atestem.
  4. Po vysoutěžení eSSL s atestem příprava jeho implementace po stránce technické (zejména požadavky HW, SW, konektivita systému, dostatečná kapacita úložiště aj.).
  5. Příprava užívání eSSL s atestem po stránce personální (metodické materiály, příprava zaměstnanců, kteří budou nový eSSL provozovat/administrovat a používat apod.).
  6. Úprava interních předpisů úřadu pro oblast výkonu spisové služby a jejich implementace.

Detaily postupu je vhodné vždy konzultovat s příslušným archivem, který bude metodicky nápomocen při výkonu spisové služby s ohledem na budoucí povinnost vykonávání spisové služby v eSSL s atestem.