7. Vyřazování dokumentů

Vyřazování dokumentů probíhá ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení. Běžné je jejich vyřazování ve skartačním řízení.

Mimo skartační řízení jsou vyřazovány dokumenty vzniklé z činnosti veřejnoprávních původců zaniklých bez právního nástupce, z dokumentů soukromoprávních původců, a to včetně těch, kteří zřídili soukromý archiv, dále z dokumentů nabídnutých ČR nebo zřizovateli veřejného archivu darem, ke koupi nebo do úschovy, případně rovněž z dokumentů, jejichž vlastnictví připadlo ČR jako odúmrť, nebo dokumentů, které byly nalezeny.

Do skartačního řízení se zařazují dokumenty a spisy, jimž uplynula skartační lhůta. Probíhá‑li skartační řízení v listinné podobě, dokumenty a spisy se uvedou v přílohách skartačního návrhu samostatně podle skartačních znaků „A“ a „S“, dokumenty a spisy se skartačním znakem „V“ se rozdělí do skupin „V‑A“ a „V‑S“. Jsou‑li ve skartačním řízení vyřazovány dokumenty a spisy z eSSL, přílohy skartačního návrhu jsou obdobné, skupina „V“ se však nerozděluje. Skartační návrh je poté zaslán příslušnému archivu buďto držitelem poštovní licence či obdobným způsobem; při vyřazování dokumentů a spisů ze eSSL vždy prostřednictvím Národního archivního portálu.

Příslušný archiv posoudí skartační návrh a vydá protokol o provedeném skartačním řízení, v němž určí, které dokumenty a spisy vybral jako archiválie a budou mu předány, a které mohou být zničeny. Vybrané dokumenty a spisy v listinné podobě se příslušnému archivu předávají přímo, vybrané dokumenty v digitální podobě prostřednictvím Národního archivního portálu.