4. Evidenční pomůcky

Dokumenty podléhající výkonu spisové služby jsou evidovány v evidenčních pomůckách.

Vede‑li veřejnoprávní původce spisovou službu v listinné podobě, základní evidenční pomůckou je podací deník. Vede‑li spisovou službu v elektronické podobě v eSSL, základní evidenční pomůckou je samotný eSSL.

Způsob vedení spisové služby veřejnoprávním původcem vždy určuje postup při zpracování dokumentů a spisů jeho zaměstnanci. Pomůckou pro ně není jen spisový řád, stanovující podrobnosti ke všem operacím prováděným s dokumenty a spisy, ale také uživatelská příručka k eSSL a další metodické pomůcky, zpracované zaměstnanci veřejnoprávního původce odpovědnými za zajištění výkonu spisové služby.

Kromě základní evidence dokumentů je možné agendu nebo její část a evidenci dokumentů k ní náležející vést v tzv. samostatné evidenci dokumentů. Její zřízení a následné vedení není povinné; pokud však veřejnoprávní původce rozhodne, že ji povede, musí ji povinně uvést ve spisovém řádu. Používání samostatných evidencí dokumentů neuvedených ve spisovém řádu veřejnoprávního původce je chybné.