Slovník pojmů eGovernmentu

Daily je time-box 15 minut zaměřený na překážky a plán práce k dosažení cíle sprintu. Nejde o status pro management, ale o koordinaci týmu. Každý člen sdílí, co dělá pro cíl sprintu a co mu brání, ne seznam činností. Výstupem má být aktualizovaný plán dne a případné minischůzky po daily. V eGovernmentu pomáhá rychle odkrývat externí závislosti (legislativa, agendové systémy, dodavatelé). Stojí u tabule/boardu a používá stejné metriky, jaké vidí všichni. Dodržování time-boxu chrání fokus a omezuje micromanagement. Pokud daily nevede k rozhodnutím a odstranění překážek, je to jen rituál bez hodnoty.

Dashboard má sloužit k rozhodnutí, ne ke zdobení – vybírá jen pár metrik s jasným vlastníkem. V praxi kombinujeme provozní SLO, bezpečnostní signály a business dopad (čas vyřízení, počet žádostí, NPS). Barvy a prahy musí odpovídat dohodnutým cílům, jinak vzniká „vizuální hluk“. Aktualizace má být automatická z primárních zdrojů, aby se předešlo ručním chybám. Pro veřejnou správu je vhodné zveřejnit část metrik kvůli transparentnosti. Kontext (komentáře, poznámky k incidentům) brání dezinterpretaci výkyvů. Na úrovni portfolia dashboard ukazuje i rizika, závislosti a kapacity. Přesycený dashboard je horší než žádný – raději méně, ale akčních ukazatelů.

Data Act má usnadnit přístup k datům vytvořeným používáním produktů a služeb a vyrovnat vztah mezi výrobci, uživateli a poskytovateli. Stanovuje pravidla pro interoperabilitu a přenositelnost dat mezi službami. Pro veřejnou správu otevírá možnosti získávat data pro úkoly ve veřejném zájmu, ale s respektováním práv a obchodních tajemství. Vyžaduje technická rozhraní a spravedlivé smluvní podmínky. Zvyšuje důraz na bezpečnost sdílení a minimalizaci dat. Implementace musí navázat na datové katalogy a správu přístupů. Organizace by měly dělat inventuru datových toků a smluv. Nesprávná interpretace může vést k přetížení povinnostmi nebo k nelegitimním požadavkům.

DGA podporuje vznik zprostředkovatelů dat a důvěryhodných struktur pro datové sdílení. Cílí na opakované využití určitých veřejných dat a posiluje důvěru v datovou ekonomiku. Zavádí pravidla pro neutrální datové zprostředkovatele a pro altruistické sdílení dat. Ve veřejné správě znamená přípravu procesů, jak data poskytovat a přijímat s minimálními riziky. Podstatné je oddělení přístupů, audit a jasná pravidla pro anonymizaci. DGA se pojí s dalšími iniciativami EU, včetně evropských datových prostorů. Organizace by měly nastavit řízení a dohled pro spolupráci mimo vlastní resort. Chybí-li přípravy hrozí, že se z požadavků stane zátěž bez přínosu.

Ve veřejné správě je databáze dodavatelů a smluv klíčovým nástrojem pro transparentní řízení vztahů s dodavateli IT i jiných služeb. Obsahuje informace o uzavřených smlouvách, jejich předmětu, hodnotě, době trvání a odpovědných osobách. Správně vedená databáze umožňuje sledovat, jaké služby jsou outsourcovány a jaké kapacity jsou zajištěny interně. Z hlediska řízení rizik pomáhá odhalit závislost na jednom dodavateli nebo překryvy v poskytovaných službách. Napojení na finanční systémy a evidenci služeb umožňuje lépe vyhodnocovat celkové náklady na vlastnictví. Při plánování zakázek a soutěží je databáze zdrojem informací o končících smlouvách a možnostech konsolidace. Bez aktualizované evidence je obtížné doložit, na základě jaké smlouvy je služba poskytována a kdo je za ni odpovědný. V praxi je vhodné nastavit jasná pravidla, kdo a jak údaje v databázi zadává, aktualizuje a kontroluje.

Datová architektura určuje, jak jsou v organizaci rozděleny hlavní oblasti dat, například údaje o osobách, území, majetku nebo transakcích. Zahrnuje i popis, kde jsou která data vedena jako referenční a jak se mezi systémy předávají. Ve veřejné správě je úzce spojená s konceptem základních registrů a dalších referenčních zdrojů dat. Dobrá datová architektura pomáhá omezit duplicity, nesoulad údajů a zbytečné ruční přepisování. Do návrhu patří i pravidla pro kvalitu dat, jejich opravy, archivaci a mazání. Bez jasné datové architektury je obtížné zavádět analytické nástroje, datové sklady nebo otevřená data. Datová architektura je také základem pro správu metadat, datových katalogů a řízení přístupů. V praxi se vyplatí začít identifikací několika klíčových datových domén a postupně model rozšiřovat.

V prostředí otevřených dat označuje datová sada skupinu záznamů, které se týkají stejného tématu, například seznam škol nebo dopravních uzlů. Každá datová sada má mít popis, který vysvětluje její obsah, strukturu, periodicitu aktualizace a kontaktní místo. Ve veřejné správě může jít jak o datové sady publikované jako open data, tak o interní datové sady pro analytiku a řízení. Jasná definice datových sad usnadňuje jejich katalogizaci, opakované použití a sdílení mezi systémy. Důležitá je konzistence formátů a kódování, aby se s daty dalo pracovat automatizovaně. Správce datové sady odpovídá za její úplnost, včasnou aktualizaci a dodržení licenčních podmínek. Při návrhu nových služeb je dobré myslet na to, zda mohou vzniknout nové datové sady, které bude užitečné sdílet. V praxi pomáhá používat datové katalogy, které uživatelům usnadní datové sady vyhledat a pochopit.

Datová schránka nahrazuje klasické listinné doručování v situacích, kdy to umožňuje právní úprava. Každému subjektu je přidělena jedinečná datová schránka, do které lze zasílat zprávy s právními účinky doručení. Používání datových schránek zvyšuje rychlost komunikace a snižuje náklady na tisk a poštovné. Na druhou stranu klade nároky na uživatele, aby schránku pravidelně kontrolovali a správně archivovali přijaté dokumenty. Z pohledu systémů je datová schránka integrována s podatelny úřadů a agendovými systémy. Bezpečnost je zajišťována šifrováním, řízením přístupů a auditními záznamy o odeslání a doručení. Právní úprava stanovuje, kdy je datová zpráva považována za doručenou, i když si ji adresát neotevře. V praxi je dobré uživatelům vysvětlit, jak si nastavit notifikace a jak správně pracovat s doručenými dokumenty.

Datová zpráva je základní jednotkou komunikace v systému datových schránek. Obsahuje vlastní dokumenty, metainformace o odesílateli a adresátovi a technické údaje o doručení. Systém uchovává záznam o tom, kdy byla zpráva odeslána, dodána do schránky a kdy byla zpřístupněna adresátovi. Tyto časové údaje jsou zásadní pro počítání lhůt v řízeních a pro dokazování doručení. Zpracování datové zprávy v úřadu je obvykle napojeno na elektronickou podatelnu a spisovou službu. Je důležité, aby systémy správně rozpoznaly typ podání a přiřadily jej k odpovídající agendě. Při špatném nastavení integrací hrozí, že některé zprávy zůstanou nezpracované nebo budou chybně zařazeny. V praxi je vhodné pravidelně kontrolovat tok datových zpráv a mít nastavené upozornění na neobvyklé situace, například velké množství odmítnutých zpráv.