DMS/ECM řídí tvorbu, schvalování, sdílení a uchovávání dokumentů a spisů. Integruje podpisy/pečetě, časová razítka a pravidla skartace/archivace. Fulltext, metadata a práva přístupu zajišťují dohledatelnost a bezpečnost. Workflow propojuje DMS s portály, podáním a back-office procesy. Napojení na katalog služeb a ISDS zajišťuje právní účinky. Měřte dobu cyklu, počet chyb a kvalitu metadat. Migrace a dlouhotrvající čitelnost vyžadují standardní formáty. Chybí-li řídicí rámec se z DMS stane „složkový chaos“, .
