Dobře zformulované požadavky jsou základem každého úspěšného projektu v oblasti IT i procesních změn. Zahrnují funkční požadavky, nefunkční požadavky (výkon, bezpečnost, dostupnost) i legislativní a procesní omezení. Ve veřejné správě je důležité vycházet z agend, služeb a životních situací, nikoli jen z technických představ dodavatelů. Formulace požadavků by měla zahrnovat rozhovory s klíčovými uživateli, analýzu procesů a existujících systémů. Příliš vágní nebo naopak detailně „přešpecifikované“ požadavky vedou k nedorozuměním a prodražování projektů. Požadavky by měly být měřitelné, testovatelné a průběžně verzované, aby bylo jasné, jak se v čase mění. Součástí práce je i prioritizace – ne všechny požadavky mají stejnou důležitost a nelze vše realizovat v první fázi. V praxi se osvědčuje kombinovat textový popis požadavků s procesními a datovými modely, které pomáhají všem stranám lépe pochopit zadání.
