Ve veřejné správě je databáze dodavatelů a smluv klíčovým nástrojem pro transparentní řízení vztahů s dodavateli IT i jiných služeb. Obsahuje informace o uzavřených smlouvách, jejich předmětu, hodnotě, době trvání a odpovědných osobách. Správně vedená databáze umožňuje sledovat, jaké služby jsou outsourcovány a jaké kapacity jsou zajištěny interně. Z hlediska řízení rizik pomáhá odhalit závislost na jednom dodavateli nebo překryvy v poskytovaných službách. Napojení na finanční systémy a evidenci služeb umožňuje lépe vyhodnocovat celkové náklady na vlastnictví. Při plánování zakázek a soutěží je databáze zdrojem informací o končících smlouvách a možnostech konsolidace. Bez aktualizované evidence je obtížné doložit, na základě jaké smlouvy je služba poskytována a kdo je za ni odpovědný. V praxi je vhodné nastavit jasná pravidla, kdo a jak údaje v databázi zadává, aktualizuje a kontroluje.
