Ve veřejné správě je dokumentem jak listina v papírové podobě, tak elektronický soubor splňující náležitosti stanovené právními předpisy. Může jít o podání, rozhodnutí, záznam z jednání, smlouvu nebo interní metodický pokyn. Správa dokumentů se řídí zákonem o archivnictví a spisové službě a souvisejícími vyhláškami. Důležitá je jednoznačná identifikace dokumentu, jeho zařazení do spisu a evidence ve spisové službě. V digitálním prostředí se řeší také formát, metadatová výbava a dlouhodobá čitelnost dokumentů. Dokumenty mohou být podepsány elektronickým podpisem nebo opatřeny pečetí, aby byla prokázána jejich autenticita. Špatně nastavená práce s dokumenty vede k problémům při dokazování, vyřizování žádostí i při kontrolách. V praxi pomáhá, když jsou procesy pro vznik, oběh a archivaci dokumentů sladěny s agendami a informačními systémy.
