Datová schránka nahrazuje klasické listinné doručování v situacích, kdy to umožňuje právní úprava. Každému subjektu je přidělena jedinečná datová schránka, do které lze zasílat zprávy s právními účinky doručení. Používání datových schránek zvyšuje rychlost komunikace a snižuje náklady na tisk a poštovné. Na druhou stranu klade nároky na uživatele, aby schránku pravidelně kontrolovali a správně archivovali přijaté dokumenty. Z pohledu systémů je datová schránka integrována s podatelny úřadů a agendovými systémy. Bezpečnost je zajišťována šifrováním, řízením přístupů a auditními záznamy o odeslání a doručení. Právní úprava stanovuje, kdy je datová zpráva považována za doručenou, i když si ji adresát neotevře. V praxi je dobré uživatelům vysvětlit, jak si nastavit notifikace a jak správně pracovat s doručenými dokumenty.
