TCO zahrnuje nejen pořizovací cenu, ale i náklady na provoz hardware, licence, podporu, rozvoj, školení i likvidaci. Ve veřejné správě bývá problémem, že se při rozhodování o projektech sleduje hlavně investiční část, a provozní náklady se podcení. Správně spočítané TCO umožní férově porovnat více variant řešení, včetně outsourcingu nebo sdílených služeb. Pomáhá také ukázat, jaké dopady má dlouhodobé udržování zastaralých systémů. Pro výpočet je potřeba zahrnout i interní náklady, například čas zaměstnanců, a ne jen faktury dodavatelů. TCO by mělo být vázáno na plánovaný životní cyklus systému a průběžně revidováno při větších změnách. Transparentní práce s TCO podporuje lepší plánování rozpočtu a omezuje „skryté“ náklady v různých kapitolách. V praxi je užitečné mít jednotnou metodiku pro výpočet TCO, aby byla srovnatelná napříč projekty.
