1. Některá obecná ustanovení o správním řízení

1.3. Spis (§ 17 SŘ, vztah k zákonu č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, a k prováděcí vyhlášce č. 259/2012 Sb.)

Spis se obligatorně vede v každé jednotlivé věci, kde se rozhoduje. Musí být označen spisovou značkou. Spisový materiál tvoří všechny písemnosti a listiny vztahující se k téže věci (podání a jejich přílohy, zápisy, protokoly, akty jiných orgánů, rozhodnutí atd.). Přílohu spisu tvoří písemnosti nebo listiny, které se k věci přímo nevztahují, ale jsou v řízení užity jako důkaz.

Soupis všech součástí spisu – spisový přehled, který musí obsahovat každý spis, chronologicky se do něj vyznačí veškeré písemnosti, listiny a přílohy, které byly do spisu vloženy (se zaznamenáním č. j. adata, kdy byly do spisu vloženy).

Přehledné vedení správního spisu je nutno považovat za naplňování základní zásady dobré správy.

Utajované informace jsou písemnosti, které utajované informace obsahují. Uchovávají se odděleně mimo spis (režim nahlížení do spisu v souvislosti s utajovanými informacemi upravuje § 38 odst. 4 SŘ).

Pro každou jednotlivou věc se zakládá jeden spis i pro případ eventuálního řízení v dané věci před orgánem druhého stupně (zasílání spisů – § 17 odst. 2 SŘ).