4. Státní služba

Osobní spis je soubor písemností, které se vztahují ke služebnímu poměru (či k výkonu státní služby) konkrétního státního zaměstnance.

Povinnost vést o služebním poměru státního zaměstnance osobní spis má služební orgán, přičemž osobní spis smí obsahovat jen písemnosti nezbytné pro služební poměr a služební hodnocení státního zaměstnance.

Osobní spis může být veden v listinné, elektronické i hybridní podobě.

Do osobního spisu má právo nahlížet (tedy seznamovat se s jeho obsahem):

• služební orgán,
• představení, kteří jsou státnímu zaměstnanci nadřízeni. 

Právo nahlížet, ale též právo pořizovat si opis (kopii) osobního spisu pak mají:

• Ministerstvo vnitra,
• orgán inspekce práce,
• Úřad pro ochranu osobních údajů,
• soud,
• státní zástupce,
• policejní orgán,
• Národní bezpečnostní úřad,
• zpravodajská služba.

Právo nahlížet do svého osobního spisu, činit si z něj výpisy a na náklady služebního úřadu z něho požadovat opisy listin mají:

• státní zaměstnanec a
• bývalý státní zaměstnanec.

Zákon o státní službě na různých místech demonstrativně vyjmenovává písemnosti, které se zakládají do osobního spisu státního zaměstnance. Písemnosti vedené v osobním spisu jsou ve služebním předpisu členěny na písemnosti, které se věcně týkají přijetí do služebního poměru, vzniku a průběhu služebního poměru, skončení služebního poměru a vzdělávání státního zaměstnance v průběhu služebního poměru.

V souvislosti s vedením osobního spisu zákon o státní službě dále stanoví:

• postup pro vyřazení písemné výtky z osobního spisu po uplynutí 1 roku,
• postup pro vyřazení písemného napomenutí z osobního spisu po uplynutí 18 měsíců.

Služební úřad, v němž státní zaměstnanec vykonává službu, vystaví státnímu zaměstnanci služební průkaz. Služební průkaz osvědčuje, že jeho držitel je státním zaměstnancem