16. Archivní a spisová služba

9.3. Spis a typový spis

Novela zavádí povinnost zařadit každý dokument evidovaný v základní evidenční pomůcce nejpozději před zahájením vyřizování do spisu nebo do příslušného dílu typového spisu.

Znamená to, že po nabytí účinnosti novely již nebude možné vyřizovat v eSSL samostatně stojící dokumenty bez jejich zařazení do příslušného spisu či dílu typového spisu. Proto zavádí pojem typový spis. Typový spis má vnitřní strukturu tvořenou součástmi typového spisu a díly typového spisu. Součásti typového spisu se stanovují podle potřeby rozčlenit obsah typového spisu na logické celky, které lze vyřizovat samostatně. Jednotlivé součásti se člení na díly, vymezené pro stanovené časové období. Pokud veřejnoprávní původce uzná za užitečné, může strukturovat také součásti typového spisu, kdy jedna součást typového spisu nemusí obsahovat díly, ale jsou jí přímo podřízeny jiné součásti typového spisu. Nadřízená součást v tomto případě neponese spisový znak a skartační režim, zůstane „prázdná“. Slouží vlastně jen jako informace o jejím prohloubeném vnitřním členění v rámci typového spisu, které má stromovou strukturu. Součásti a díly typového spisu stanovuje vždy veřejnoprávní původce. Vždy však je na jeho rozhodnutí, bude‑li typové spisy používat. Jejich používání tedy není povinné.