16. Archivní a spisová služba

6.6. Tvorba spisu

Spis je soubor dokumentů vztahujících se k jedné věci. Spisová vyhláška připouští dva způsoby evidence dokumentů ve spisu. Je to evidence pomocí sběrného archu, kdy první (iniciační) dokument ve věci se zaeviduje v základní evidenci nebo v samostatné evidenci dokumentů a současně je evidován ve sběrném archu jako první dokument.

Další dokumenty jsou evidovány pouze ve sběrném archu a jejich číslo jednací má stejné číslo zápisu jako iniciační dokument v základní evidenci. Sběrný arch je součástí každého spisu. Druhým způsobem je evidence dokumentů ve spisu pomocí jejich spojování. Každý dokument příslušný do jednoho spisu se zapíše do základní evidence nebo do samostatné evidence dokumentů, z níž mu je přiděleno číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. Dokumenty se spojí do jednoho spisu a u každého záznamu v základní evidenci nebo v samostatné evidenci dokumentů se uvede odkaz na číslo jednací dokumentu následujícího a dokumentu předcházejícího, zařazeného do téhož spisu. Součástí každého spisu je soupis všech vložených dokumentů s čísly jednacími. Spis obsahuje zejména podání, protokoly, záznamy, písemná vyhotovení rozhodnutí a další písemnosti, které se vztahují k dané věci. Dále mohou být součástí spisu důkazní prostředky, obrazové a zvukové záznamy a záznamy na elektronických médiích.