16. Archivní a spisová služba

3. Spisový řád

Spisový řád je vnitřní předpis každého veřejnoprávního původce stanovící naprosto konkrétní a podrobná pravidla pro manipulaci s dokumenty a spisy během všech operací spisové služby. Vydává ho povinně každý veřejnoprávní původce bez ohledu na způsob zajištění výkonu spisové služby, tedy zdali vede spisovou službu v listinné nebo digitální podobě. Spisový řád je závazný pro všechny zaměstnance veřejnoprávního původce, takže jeho porušování nebo nedodržování může být sankcionováno zejména v případě, vede‑li taková činnost k poškození zaměstnavatele.

Spisový řád obsahuje podrobnosti k celému systému spisové služby. Tím vymezuje její chod po celou dobu životního cyklu dokumentu, spisu a typového spisu od jeho příjmu nebo vzniku až po vyřazení. Jeho součástí je proto vždy podrobný popis postupu při příjmu dokumentu a jeho kontrole, soupis všech užívaných evidencí dokumentů, v nichž jsou všechny dokumenty podléhající evidenci evidovány, dále postupy při označování dokumentů, jejich následném rozdělování a evidování, způsob tvorby čísla jednacího dokumentu a tvorba spisu, způsob vyřizování dokumentů, podmínky podepisování dokumentů a používání razítek, a to zejména úředních razítek, postup při ukládání dokumentů, jejich zapůjčování a vyřazování. Dále musí obsahovat podmínky ochrany osobních údajů a podrobnosti k zabezpečení výkonu spisové služby v mimořádných situacích (např. během výpadku elektrického proudu nebo zajištění výkonu spisové služby v provizorních podmínkách bez přístupu k běžně používaným nástrojům) a konečně také postup při provádění spisové rozluky (např. je‑li určená součást veřejnoprávního původce odloučena).

Součástí spisového řádu jsou přílohy. Obsahují především vzory dokumentů důležité pro zajištění bezchybného chodu spisové služby. Patří k nim vždy vzor potvrzení o převzetí osobního podání, vzor záznamu o podání učiněném ústně, vzor podacího razítka podatelny, záznam o ztrátě dokumentu nebo spisu, záznam o předání dokumentů a spisů k uložení ve spisovně a vzor knihy zápůjček ze spisovny. Velmi důležitou přílohou, která musí být vždy součástí spisového řádu, je spisový a skartační plán se seznamem typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky a jejich skartačními režimy, tj. skartačními znaky a skartačními lhůtami. Strukturu a tvorbu spisového a skartačního plánu včetně vysvětlení pojmů spisový znak, skartační znak a skartační lhůta stanoví spisová vyhláška.