16. Archivní a spisová služba

2. Dokument

Předmětem, s nímž spisová a archivní služba nakládá, je dokument.

Dokumentem se rozumí každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena veřejnoprávním původcem, nebo mu byla doručena.

Spisová služba musí bez ohledu na skutečnost, je‑li vedena v listinné podobě nebo v eSSL, vždy umožnit práci jak s dokumentem v digitální podobě, tak s dokumentem v analogové podobě.

Dokument v analogové podobě je zaznamenán analogovým signálem, který je spojitý (nebo částečně spojitý) v čase. Vždy je pevně spojen s nosičem, jímž je většinou papír, může jím však být také mikrofilm či trojrozměrný předmět. Jeho přenos na jiný nosič vždy znamená ztrátu části informace. Oproti tomu dokument v digitální podobě je zaznamenán v nespojité číselné formě, obvykle v binární soustavě pomocí jedniček a nul. Většinou není pevně spojen s nosičem, jeho přenos na jiný nosič neznamená oproti analogovému dokumentu ztrátu části informace. Je uchováván v libovolném datovém formátu na médiu určeném k uchovávání dokumentů.

Dokument úředního charakteru v analogové nebo digitální podobě, který podléhá evidenci, je dokument doručený nebo vlastní. Dokument doručený (někdy také cizí dokument) byl veřejnoprávnímu původci doručen způsobem zvoleným odesílatelem podle jeho charakteru (většinou provozovatelem poštovních služeb, prostřednictvím informačního systému datových schránek, ale také e‑mailem, na datovém nosiči, osobním doručením, kurýrem apod.).

Dokument vlastní vznikne vždy z činnosti veřejnoprávního původce, a to buďto jako dokument v nové věci, nebo jako reakce (většinou odpověď) na doručený dokument.